JLL empowers you to shape a brighter way .
Our people at JLL and JLL Technologies are shaping the future of real estate for a better world by combining world class services, advisory and technology for our clients. We are committed to hiring the best, most talented people and empowering them to thrive, grow meaningful careers and to find a place where they belong. Whether you’ve got deep experience in commercial real estate, skilled trades or technology, or you’re looking to apply your relevant experience to a new industry, join our team as we help shape a brighter way forward.
The Workplace Ambassador team are the owners of the internal and external visitor experience. The role exists to provide the highest possible standards of engagement with our internal and external customers through all front‑of‑house and meeting & event services. Whilst providing front of house services is a key deliverable, the team is also responsible for standards of presentation, administration and delivery of all meeting and events services and areas, so will work in a variety of settings. Workplace Ambassadors must be customer and quality obsessed, demonstrate a high level of security awareness at all times and have clear knowledge of all onsite emergency and evacuation procedures.
Responsibilities

Take ownership of the internal and external visitor experience, to ensure all interactions leave the customer with a positive, memorable experience
Delivery of all core front‑of‑house services such as sign‑in, badging, luggage, lost and found and deliveries
Receive, direct and relay telephone, email and other queries via front of house
Greet, assist and direct candidates / new hires / visitors and the general public appropriately
Continual awareness of all onsite events, to ensure visitor experience is personalised and optimised
Proactively contribute to maintaining the highest standards of presentation and functionality across the identified front‑of‑house and meeting and event areas, with great attention to detail
Undertake physical setup of meeting and event spaces, in line with team guidelines and EHS considerations
Monitor meeting room environments including furniture, signage, equipment, temperature, fabric and consumables, ensuring fine detail is captured
Create and efficiently maintain up‑to‑date outlook, conference room finder and SharePoint room booking systems for the identified meeting and event spaces
High awareness of local area services such as shops, restaurants, hotels and transport, in order to support customers
Daily liaison with one‑team partners such as security and janitorial teams on the coordination of meetings and events
Provide timely, accurate & personalized response to meetings and events enquiries
Work flexibly in different settings as part of a the team
Coordinate the daily updating of room booking displays in line with local / regional processes
Play a key part in supporting onsite space audits and walk‑the‑store processes
Support and cover other facilities team services as required, such as Corrigo requests, work orders, incoming / outgoing mail and courier services, site inspections, and one‑off or administrative tasks
Car Fleet
Health & Safety

Requirements

Excellent communication skills, both verbal and written
Strong customer service orientation with a positive, can‑do attitude
Previous experience in a front‑of‑house, hospitality, or customer service role
Ability to maintain a professional appearance and demeanor at all times
Exceptional attention to detail and organizational skills
Proficiency with Microsoft Office suite, particularly Outlook and SharePoint
Ability to work flexibly and adapt to changing priorities
Strong problem‑solving skills with the ability to think quickly under pressure
Team player who can also work independently when required
Experience in event coordination or meeting room management is desirable
Knowledge of health and safety procedures and security protocols
Ability to maintain discretion and confidentiality when dealing with sensitive information
Fluent knowledge of italian and english

Responsabilità

Prendersi carico dell'esperienza dei visitatori interni ed esterni, per garantire che tutte le interazioni lascino al cliente un'esperienza positiva e memorabile
Fornitura di tutti i servizi essenziali di accoglienza come registrazione, rilascio badge, gestione bagagli, oggetti smarriti e ritrovati e consegne
Ricevere, indirizzare e inoltrare telefonate, email e altre richieste tramite l'accoglienza
Accogliere, assistere e indirizzare adeguatamente candidati / nuove assunzioni / visitatori e il pubblico in generale
Continua consapevolezza di tutti gli eventi in loco, per garantire che l'esperienza del visitatore sia personalizzata e ottimizzata
Contribuire proattivamente al mantenimento dei più elevati standard di presentazione e funzionalità nelle aree identificate di accoglienza e di riunioni ed eventi, con grande attenzione ai dettagli
Eseguire la configurazione fisica degli spazi per riunioni ed eventi, in linea con le linee guida del team e le considerazioni EHS
Monitorare gli ambienti delle sale riunioni inclusi mobili, segnaletica, attrezzature, temperatura, tessuti e materiali di consumo, assicurando che vengano catturati i dettagli più piccoli
Creare e mantenere efficientemente sistemi aggiornati di prenotazione sale su Outlook, conference room finder e SharePoint per gli spazi identificati per riunioni ed eventi
Elevata consapevolezza dei servizi dell'area locale come negozi, ristoranti, hotel e trasporti, al fine di supportare i clienti
Collegamento quotidiano con i partner del team unico come i team di sicurezza e pulizia per il coordinamento di riunioni ed eventi
Fornire risposte tempestive, accurate e personalizzate alle richieste relative a riunioni ed eventi
Lavorare in modo flessibile in diversi contesti come parte del team
Coordinare l'aggiornamento quotidiano dei display di prenotazione sale in linea con i processi locali / regionali
Svolgere un ruolo chiave nel supportare gli audit degli spazi in loco e i processi di ispezione del sito
Supportare e coprire altri servizi del team delle strutture secondo necessità, come richieste Corrigo, ordini di lavoro, posta in entrata / uscita e servizi di corriere, ispezioni del sito e compiti occasionali o amministrativi
Parco Auto
Salute e Sicurezza

Requisiti

Eccellenti capacità di comunicazione, sia verbali che scritte
Forte orientamento al servizio clienti con un atteggiamento positivo e propositivo
Precedente esperienza in ruoli di accoglienza, ospitalità o servizio clienti
Capacità di mantenere un aspetto e un comportamento professionale in ogni momento
Eccezionale attenzione ai dettagli e capacità organizzative
Competenza con la suite Microsoft Office, in particolare Outlook e SharePoint
Capacità di lavorare in modo flessibile e adattarsi a priorità in continua evoluzione
Forti capacità di problem‑solving con la capacità di pensare rapidamente sotto pressione
Giocatore / trice di squadra che può anche lavorare in modo indipendente quando richiesto
Esperienza nel coordinamento di eventi o nella gestione di sale riunioni è auspicabile
Conoscenza delle procedure di salute e sicurezza e dei protocolli di sicurezza
Capacità di mantenere discrezione e riservatezza quando si tratta di informazioni sensibili
Italiano e Inglese fluente
Appartenenza alle categorie protette

Location
On‑site –Milano, ITA
#LI-FT1
If this job description resonates with you, we encourage you to apply even if you don’t meet all of the requirements. We’re interested in getting to know you and what you bring to the table!
Jones Lang LaSalle ("JLL") is an Equal Opportunity Employer and is committed to working with and providing reasonable accommodations to individuals with disabilities. If you need a reasonable accommodation because of a disability for any part of the employment process – including the online application and / or overall selection process – you may email us at om. This email is only to request an accommodation. Please direct any other general recruiting inquiries to our Contact Us page >
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