Receptionist/Workplace Ambassador - categoria protetta L.68/99, MilanMilan, ItalyLa/Il Workplace Ambassador è responsabile dell'esperienza dei visitatori interni ed esterni. L'obiettivo è fornire i più elevati standard possibili ai nostri clienti interni ed esterni attraverso tutti i servizi di accoglienza e di organizzazione di riunioni ed eventi. Sebbene fornire servizi di accoglienza sia un obiettivo chiave, il team è anche responsabile degli standard di presentazione, amministrazione e fornitura di tutti i servizi e le aree per riunioni ed eventi, quindi lavorerà in una varietà di contesti. Deve dimostrare un elevato livello di consapevolezza della sicurezza in ogni momento e avere una chiara conoscenza di tutte le procedure di emergenza e di evacuazione in loco.Responsabilità:Prendersi carico dell'esperienza dei visitatori interni ed esterni, per garantire che tutte le interazioni lascino al cliente un'esperienza positiva e memorabileFornitura di tutti i servizi essenziali di accoglienza come registrazione, rilascio badge, gestione bagagli, oggetti smarriti e ritrovati e consegneRicevere, indirizzare e inoltrare telefonate, email e altre richieste tramite l'accoglienzaAccogliere, assistere e indirizzare adeguatamente candidati/nuove assunzioni/visitatori e il pubblico in generaleContinua consapevolezza di tutti gli eventi in loco, per garantire che l'esperienza del visitatore sia personalizzata e ottimizzataContribuire proattivamente al mantenimento dei più elevati standard di presentazione e funzionalità nelle aree identificate di accoglienza e di riunioni ed eventi, con grande attenzione ai dettagliEseguire la configurazione fisica degli spazi per riunioni ed eventi, in linea con le linee guida del team e le considerazioni EHSMonitorare gli ambienti delle sale riunioni inclusi mobili, segnaletica, attrezzature, temperatura, tessuti e materiali di consumo, assicurando che vengano catturati i dettagli più piccoliCreare e mantenere efficientemente sistemi aggiornati di prenotazione sale su Outlook, conference room finder e SharePoint per gli spazi identificati per riunioni ed eventiElevata consapevolezza dei servizi dell'area locale come negozi, ristoranti, hotel e trasporti, al fine di supportare i clientiCollegamento quotidiano con i partner del team unico come i team di sicurezza e pulizia per il coordinamento di riunioni ed eventiFornire risposte tempestive, accurate e personalizzate alle richieste relative a riunioni ed eventiLavorare in modo flessibile in diversi contesti come parte del teamCoordinare l'aggiornamento quotidiano dei display di prenotazione sale in linea con i processi locali/regionaliSvolgere un ruolo chiave nel supportare gli audit degli spazi in loco e i processi di ispezione del sitoSupportare e coprire altri servizi del team delle strutture secondo necessità, come richieste Corrigo, ordini di lavoro, posta in entrata/uscita e servizi di corriere, ispezioni del sito e compiti occasionali o amministrativiSalute e SicurezzaEccellenti capacità di comunicazione, sia verbali che scritteForte orientamento al servizio clienti con un atteggiamento positivo e propositivoPrecedente esperienza in ruoli di accoglienza, ospitalità o servizio clientiCapacità di mantenere un aspetto e un comportamento professionale in ogni momentoEccezionale attenzione ai dettagli e capacità organizzativeCompetenza con la suite Microsoft Office, in particolare Outlook e SharePointCapacità di lavorare in modo flessibile e adattarsi a priorità in continua evoluzioneForti capacità di problem-solving con la capacità di pensare rapidamente sotto pressioneGiocatore/trice di squadra che può anche lavorare in modo indipendente quando richiestoEsperienza nel coordinamento di eventi o nella gestione di sale riunioni è auspicabileConoscenza delle procedure di salute e sicurezza e dei protocolli di sicurezzaCapacità di mantenere discrezione e riservatezza quando si tratta di informazioni sensibiliItaliano e Inglese fluenteAppartenenza alle categorie protetteJLL empowers you to shape a brighter way.Our people at JLL and JLL Technologies are shaping the future of real estate for a better world by combining world class services, advisory and technology for our clients. We are committed to hiring the best, most talented people and empowering them to thrive, grow meaningful careers and to find a place where they belong. Whether you’ve got deep experience in commercial real estate, skilled trades or technology, or you’re looking to apply your relevant experience to a new industry, join our team as we help shape a brighter way forward.The Workplace Ambassador team are the owners of the internal and external visitor experience. The role exists to provide the highest possible standards of engagement with our internal and external customers through all front-of-house and meeting & event services. Whilst providing front of house services is a key deliverable, the team is also responsible for standards of presentation, administration and delivery of all meeting and events services and areas, so will work in a variety of settings. Workplace Ambassadors must be customer and quality obsessed, demonstrate a high level of security awareness at all times and have clear knowledge of all onsite emergency and evacuation procedures.Responisibilities:Take ownership of the internal and external visitor experience, to ensure all interactions leave the customer with a positive, memorable experienceDelivery of all core front of house services such as sign-in, badging, luggage, lost and found and deliveriesReceive, direct and relay telephone, email and other queries via front of houseGreet, assist and direct candidates/new hires/visitors and the general public appropriatelyContinual awareness of all onsite events, to ensure visitor experience is personalised and optimisedProactively contribute to maintaining the highest standards of presentation and functionality across the identified front of house and meeting and event areas, with great attention to detailUndertake physical setup of meeting and event spaces, in line with team guidelines and EHS considerationsMonitor meeting room environments including furniture, signage, equipment, temperature, fabric and consumables, ensuring fine detail is capturedCreate and efficiently maintain up-to-date outlook, conference room finder and SharePoint room booking systems for the identified meeting and event spacesHigh awareness of local area services such as shops, restaurants, hotels and transport, in order to support customersDaily liaison with one-team partners such as security and janitorial teams on the coordination of meetings and eventsProvide timely, accurate & personalized response to meetings and events enquiriesWork flexibly in different settings as part of a the teamCoordinate the daily updating of room booking displays in line with local/regional processesPlay a key part in supporting onsite space audits and walk-the-store processesSupport and cover other facilities team services as required, such as Corrigo requests, work orders, incoming/outgoing mail and courier services, site inspections, and one-off or administrative tasksCar FleetHealth & SafetyRequirements:Excellent communication skills, both verbal and writtenStrong customer service orientation with a positive, can-do attitudePrevious experience in a front-of-house, hospitality, or customer service roleAbility to maintain a professional appearance and demeanor at all timesExceptional attention to detail and organizational skillsProficiency with Microsoft Office suite, particularly Outlook and SharePointAbility to work flexibly and adapt to changing prioritiesStrong problem-solving skills with the ability to think quickly under pressureTeam player who can also work independently when requiredExperience in event coordination or meeting room management is desirableKnowledge of health and safety procedures and security protocolsAbility to maintain discretion and confidentiality when dealing with sensitive informationFluent knowledge of italian and english----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------La/Il Workplace Ambassador è responsabile dell'esperienza dei visitatori interni ed esterni. L'obiettivo è fornire i più elevati standard possibili ai nostri clienti interni ed esterni attraverso tutti i servizi di accoglienza e di organizzazione di riunioni ed eventi. Sebbene fornire servizi di accoglienza sia un obiettivo chiave, il team è anche responsabile degli standard di presentazione, amministrazione e fornitura di tutti i servizi e le aree per riunioni ed eventi, quindi lavorerà in una varietà di contesti. Deve dimostrare un elevato livello di consapevolezza della sicurezza in ogni momento e avere una chiara conoscenza di tutte le procedure di emergenza e di evacuazione in loco.Responsabilità:Prendersi carico dell'esperienza dei visitatori interni ed esterni, per garantire che tutte le interazioni lascino al cliente un'esperienza positiva e memorabileFornitura di tutti i servizi essenziali di accoglienza come registrazione, rilascio badge, gestione bagagli, oggetti smarriti e ritrovati e consegneRicevere, indirizzare e inoltrare telefonate, email e altre richieste tramite l'accoglienzaAccogliere, assistere e indirizzare adeguatamente candidati/nuove assunzioni/visitatori e il pubblico in generaleContinua consapevolezza di tutti gli eventi in loco, per garantire che l'esperienza del visitatore sia personalizzata e ottimizzataContribuire proattivamente al mantenimento dei più elevati standard di presentazione e funzionalità nelle aree identificate di accoglienza e di riunioni ed eventi, con grande attenzione ai dettagliEseguire la configurazione fisica degli spazi per riunioni ed eventi, in linea con le linee guida del team e le considerazioni EHSMonitorare gli ambienti delle sale riunioni inclusi mobili, segnaletica, attrezzature, temperatura, tessuti e materiali di consumo, assicurando che vengano catturati i dettagli più piccoliCreare e mantenere efficientemente sistemi aggiornati di prenotazione sale su Outlook, conference room finder e SharePoint per gli spazi identificati per riunioni ed eventiElevata consapevolezza dei servizi dell'area locale come negozi, ristoranti, hotel e trasporti, al fine di supportare i clientiCollegamento quotidiano con i partner del team unico come i team di sicurezza e pulizia per il coordinamento di riunioni ed eventiFornire risposte tempestive, accurate e personalizzate alle richieste relative a riunioni ed eventiLavorare in modo flessibile in diversi contesti come parte del teamCoordinare l'aggiornamento quotidiano dei display di prenotazione sale in linea con i processi locali/regionaliSvolgere un ruolo chiave nel supportare gli audit degli spazi in loco e i processi di ispezione del sitoSupportare e coprire altri servizi del team delle strutture secondo necessità, come richieste Corrigo, ordini di lavoro, posta in entrata/uscita e servizi di corriere, ispezioni del sito e compiti occasionali o amministrativiParco AutoSalute e SicurezzaRequisiti:Eccellenti capacità di comunicazione, sia verbali che scritteForte orientamento al servizio clienti con un atteggiamento positivo e propositivoPrecedente esperienza in ruoli di accoglienza, ospitalità o servizio clientiCapacità di mantenere un aspetto e un comportamento professionale in ogni momentoEccezionale attenzione ai dettagli e capacità organizzativeCompetenza con la suite Microsoft Office, in particolare Outlook e SharePointCapacità di lavorare in modo flessibile e adattarsi a priorità in continua evoluzioneForti capacità di problem-solving con la capacità di pensare rapidamente sotto pressioneGiocatore/trice di squadra che può anche lavorare in modo indipendente quando richiestoEsperienza nel coordinamento di eventi o nella gestione di sale riunioni è auspicabileConoscenza delle procedure di salute e sicurezza e dei protocolli di sicurezzaCapacità di mantenere discrezione e riservatezza quando si tratta di informazioni sensibiliItaliano e Inglese fluenteAppartenenza alle categorie protette#LI-FT1Location:On-site –Milano, ITAIf this job description resonates with you, we encourage you to apply even if you don’t meet all of the requirements. We’re interested in getting to know you and what you bring to the table!JLL Privacy NoticeJones Lang LaSalle (JLL), together with its subsidiaries and affiliates, is a leading global provider of real estate and investment management services. We take our responsibility to protect the personal information provided to us seriously. Generally the personal information we collect from you are for the purposes of processing in connection with JLL’s recruitment process. We endeavour to keep your personal information secure with appropriate level of security and keep for as long as we need it for legitimate business or legal reasons. We will then delete it safely and securely.For more information about how JLL processes your personal data, please view our Candidate Privacy Statement.For additional details please see our career site pages for each country.For candidates in the United States, please see a full copy of our Equal Employment Opportunity policy here.Jones Lang LaSalle (“JLL”) is an Equal Opportunity Employer and is committed to working with and providing reasonable accommodations to individuals with disabilities. If you need a reasonable accommodation because of a disability for any part of the employment process – including the online application and/or overall selection process – you may email us at om. This email is only to request an accommodation. Please direct any other general recruiting inquiries to our Contact Us page > I want to work for JLL.
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