Assistente Esecutivo - Categorie Protette ai sensi della Legge 68/99Join to apply for the Assistente Esecutivo - Categorie Protette ai sensi della Legge 68/99 role at Rome Business SchoolOverviewL’Assistente Esecutivo è la mano destra del nostro Direttore Generale, fornendo supporto amministrativo, organizzativo e strategico di alto livello. Questo ruolo garantisce il regolare svolgimento delle operations quotidiane, anticipa le necessità e funge da collegamento critico tra l’Ufficio Esecutivo e gli stakeholder interni ed esterni, mantenendo i più alti standard di riservatezza e professionalità.ResponsabilitàPianificare e controllare l’agenda e la casella di posta del Direttore, coordinando riunioni, appuntamenti, viaggi, presentazioni e tutta la logistica correlata.Filtrare, dare priorità e smistare la corrispondenza per ottimizzare il tempo del Direttore Generale.Essere il principale punto di contatto tra l’Ufficio Esecutivo e tutti i dipartimenti, la segreteria e gli altri responsabili di divisione.Facilitare il flusso fluido di informazioni e i follow-up all’interno dell’organizzazione.Gestire richieste e risolvere problemi entro l’ambito di autorità delegata, alleggerendo il carico routinario del Direttore.Monitorare proattivamente le esigenze organizzative (incidenti, domande, carenze di risorse) e intervenire prima che i problemi si aggravino.Redigere, modificare e formattare presentazioni, verbali di riunioni e altri documenti; gestire archiviazione e archiviazione sicura.Ricevere e assistere chiamate e visitatori, garantendo un’esperienza professionale e ospitale.Pianificare ed eseguire eventi interni/esterni, dal concept al follow-up (location, fornitori, budget, logistica).Prenotare viaggi nazionali e internazionali per dirigenti e dipendenti tramite l’agenzia aziendale, bilanciando qualità del servizio, conformità alle policy e controllo dei costi.Monitorare budget, riconciliare spese, seguire fatture, gestire contratti fornitori e circolare documenti per la firma.Compilare aggiornamenti regolari e report ad hoc su KPI dipartimentali, milestone di progetto e performance di budget.Agire con decisione nelle emergenze, rispettando i protocolli aziendali di prevenzione e risposta.Qualifiche richiesteLaurea in Economia Aziendale, Comunicazione o in un campo correlato (o esperienza lavorativa equivalente).Oltre 5 anni di esperienza nel supporto a dirigenti C-suite o senior, preferibilmente in un ambiente multinazionale.Successo comprovato nella gestione di calendari complessi, viaggi e informazioni riservate.Competenze tecniche: avanzata PowerPoint (storyboarding, formattazione), Excel (pivot, funzioni di ricerca), Microsoft 365; familiarità con Teams, Zoom e similari.Lingue: italiano madrelingua e inglese fluente; altre lingue come lo spagnolo sono valorizzate.Competenze chiave: organizzazione, discrezione, eccellenti capacità comunicative, problem-solving proattivo, consapevolezza del budget, lavoro di squadra.Condizioni di lavoro e requisitiOrario: Full-time, disponibilità a gestire richieste fuori orario o nei weekend in caso di urgenze.Categoria Protetta: Appartenenza certificata alle Categorie Protette (Legge 68/99). Sarà necessario fornire documentazione a conferma durante il processo di selezione.EEO: In Rome Business School offriamo pari opportunità. Ci impegniamo a trattare tutte le candidature in modo equo, basandoci sulle capacità, i risultati e l’esperienza, indipendentemente da razza, nazionalità, sesso, età, disabilità, orientamento sessuale, identità di genere o qualsiasi altra categoria protetta dalla legge.
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