Office Manager/Executive Assistant - Società finanziaria - RIF67896
Torino 10128 - 3 giorni fa
Descrizione del posto vacante
Per un prestigioso fondo d'investimento siamo alla ricerca di una figura di Office Manager (80%) - Executive/Personal Assistant (20%) per l'ufficio sito in centro a Milano.
Si offre contratto a tempo indeterminato con il seguente pacchetto retributivo: Ral fino a 65 K + bonus.
Smartworking previsto in casi eccezionali.
Profilo ideale
Una persona con solida esperienza nel ruolo e conoscenza fluente della lingua inglese. La provenienza da contesti finanziari sarà considerato un plus in fase di selezione.
Responsabilità principali
Gestione dell'ufficio: Supervisionare le operazioni quotidiane dell'ufficio, assicurando un ambiente di lavoro efficiente e ben organizzato. Gestire la manutenzione dell'ufficio, le forniture e le attrezzature. Coordinare i servizi di pulizia, sicurezza e manutenzione. Gestire la posta, le telefonate e le comunicazioni in entrata e in uscita.
Supporto amministrativo: Fornire supporto amministrativo al team finanziario, inclusa la gestione di documenti, archiviazione e organizzazione di riunioni. Preparare e modificare documenti, presentazioni e report. Gestire l'agenda del Managing Director e organizzare viaggi e appuntamenti. Gestione dei rapporti con fornitori esterni. Supportare il CEO in aspetti organizzativi personali/familiari.
Gestione finanziaria di base: Gestire le spese dell'ufficio e i budget. Elaborare e registrare fatture e pagamenti. Monitorare i conti bancari e le transazioni finanziarie. Collaborare con il team finanziario per la preparazione di report finanziari di base.
Risorse umane: Supportare il processo di onboarding per i nuovi dipendenti. Gestire le presenze e le assenze dei dipendenti. Coordinare la formazione e lo sviluppo del personale. Gestire le comunicazioni interne e organizzare eventi aziendali.
Conformità e procedure: Assicurarsi che l'ufficio rispetti tutte le normative e le procedure aziendali. Mantenere la riservatezza delle informazioni finanziarie e aziendali. Implementare e migliorare le procedure amministrative.
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