Overview / Panoramica
IT - Leader europeo nel settore degli investimenti immobiliari in espansione sul mercato italiano ricerca un Office Manager & Executive Assistant da inserire nella sede direzionale di Milano con la duplice missione di supportare la Direzione e la Leadership italiana nelle attivit e0 esecutive e di assicurare efficienza, organizzazione e fluidit e0 nei processi aziendali strategici e operativi della sussidiaria italiana.
Position: Office Manager & Executive Assistant
ITA / 2508 / OMEA
/ Milan-based /
Il candidato ideale possiede una solida esperienza nel ruolo maturata in contesti internazionali dinamici con uso frequente della lingua inglese e la versalit e0 necessaria a gestire attivit e0 diversificate di marketing, PR, comunicazioni interne ed esterne, supervisione di attivit e0 contabili, consulenze legali, risorse umane, gestione fornitori e scheduling.
Responsibilities / Responsabilit e0
As Executive Assistant

Gestione delle agende, pianificazione meeting e coordinamento appuntamenti;
Redazione e revisione di corrispondenza, presentazioni e comunicazioni interne;
Gestione di informazioni coperte da privacy e dalla massima riservatezza;
Organizzazione di trasferte, itinerari e note spese;
Stesura verbali, follow-up e attivit e0 di supporto al project management;
Interfaccia tra la Direzione, i clienti e i team interni.

As Office Manager

Supervisione operativa quotidiana dellfficio garantendo efficienza e ordine;
Gestione acquisti, fornitori e contratti di servizi, approvvigionamento materiali;
Supporto all'onboarding e formazione di nuovi dipendenti;
Monitoraggio della conformit e0 a policy interne e requisiti normativi;
Coordinamento dei sistemi interni di archiviazione documentale e calendari;
Supporto ad attivit e0 di marketing, PR, eventi aziendali e comunicazione interna o esterna;
Organizzazione logistica di riunioni, training e iniziative di team building;
Attivit e0 dff ufficio legate all e9operativit e0 quotidiana: reception, telefono, commissioni, accoglienza ospiti, ecc.

Requisiti / Requirements

Laurea in Lingue, Comunicazione, Economia o discipline affini;
Almeno 4 anni di esperienza come Executive Assistant, Office Manager o ruoli affini;
Ottima capacit e0 di coordinamento e gestione di processi e funzioni interdipartimentali;
Competenza avanzata in Microsoft Office, Google Workspace e CRM/ERP aziendali;
Spiccate doti organizzative, multitasking e gestione delle priorit e0;
Eccellenti capacit e0 di comunicazione scritta e orale;
Riservatezza, professionalit e0 e capacit e0 di problem solving;
Italiano e inglese fluenti in scritto e parlato.

The Offer / Lf-offerta

Ruolo chiave di responsabilit e0 e coordinamento in una realt e0 leader europea nel settore;
Contratto a tempo indeterminato (CCNL Terziario Distribuzione e Servizi);
Pacchetto retributivo competitivo commisurato all'esperienza;
Ambiente internazionale dinamico in una realt e0 in crescita costante e con concrete opportunit e0 di sviluppo professionale.

Se ti riconosci in questo profilo hai ambizione e competenze contattaci scrivendo a :
A causa dell alto volume di candidature saranno contattati solo i profili in linea con i requisiti.
English Version / Versione in English
EN
A European leader in real estate investment currently expanding in the Italian market is seeking an Office Manager & Executive Assistant to join its Milan headquarters.
This role has a dual mission : to support the Italian Managing Director and Leadership team in operational activities while ensuring efficiency, organization and smooth operations across both strategic and day-to-day processes of the Italian subsidiary.
Office Manager & Executive Assistant
ITA / 2508 / OMEA
/ Milan-based /
The ideal candidate brings solid experience in the role gained within dynamic international environments with frequent use of English and the versatility to handle a wide range of activities including marketing, PR, internal and external communications, accounting oversight, legal consultancy, coordination HR, vendor management and scheduling.
As Executive Assistant

Manage calendars, schedule meetings and coordinate appointments;
Draft and edit correspondence, presentations and internal communications;
Handle confidential information with discretion and professionalism;
Organize travel arrangements, itineraries and expense reports;
Take meeting minutes, follow up on action items and support project management;
Act as a liaison between management, clients and internal teams;

As Office Manager

Oversee the day-to-day operations of the office ensuring efficiency and order;
Manage purchasing, suppliers, service contracts and office supplies;
Support onboarding and training of new employees;
Monitor compliance with internal policies and regulatory requirements;
Coordinate internal systems for document management and office calendars;
Support marketing, PR, corporate events and internal/external communications;
Organize logistics for meetings, training sessions and team-building initiatives;
Handle general office administration such as reception, phone calls, errands, guest reception, etc.

Requirements

Degree in Languages, Communication, Business Administration or related field;
Minimum 4 years experience as an Executive Assistant, Office Manager or in similar roles;
Strong ability to coordinate and manage interdepartmental processes and functions;
Proficiency in Microsoft Office, Google Workspace and CRM/ERP systems;
Excellent organizational, multitasking and priority-management skills;
Strong written and verbal communication skills;
Discretion, professionalism and problem-solving abilities;
Fluent in Italian and English both written and spoken.

The Offer

A key position of responsibility and coordination in a European market leader;
Permanent contract with competitive salary package commensurate with experience and skills;
International dynamic work environment in a fast-growing company with solid professional growth opportunities.

If this profile matches your skills and ambitions, please send your application to :
Due to the high volume of applications only profiles aligned with the requisites will be contacted.

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