What this job involves:
The Facilities Coordinator will assist with operational activities in accounting and finance, maintenance and operations, vendor oversight, purchasing of materials, equipment & supplies, occupancy services and helpdesk. The Facilities Coordinator is also required to provide administrative support where required.
Role Summary
The Facilities Coordinator will assist with operational activities in accounting and finance, maintenance and operations, vendor oversight, purchasing of materials, equipment & supplies, occupancy services and helpdesk. The Facilities Coordinator is also required to provide administrative support where required.
Workplace Management

Provides hospitality and support for guests, visitors, and employees at client location
Resolves problems associated with all building services including janitorial, conference rooms, workstations as well as interior and exterior furnishings, fixtures and equipment, printers and meal/snack service
Assists with the coordination and scheduling of maintenance activities to ensure completion within the defined Service Level Agreement (SLA)
Works with all internal departments such as IT, Security, Kitchen, Real Estate to ensure all work within the office is completed to a high standard
Takes ownership for the CMMS systems to manage tickets and ensure all issues are completed within the defined Service Level Agreements (SLAs)
Converts requests outside of CMMS systems (phone calls, text, email, etc.) into tickets that can be tracked and resolved
Completes detailed inspections to discover all issues and assign tickets
Ensures that facilities are compliant with local building, health, safety, and fire codes and regulations, reports any issues immediately through the appropriate channels
Creates and implements site operational rules and standard operating procedures
Identifies opportunities for improved operational standards
Is proactive in finding improvements and following through on a plan to complete them
Completes short and long-term projects for the client
Ensures all work completed stays within the client's budget
Identifies cost-saving ideas on a monthly basis
Coordinates special events in support of client or JLL
Handles pick-up, drop-off, and preparation of postage/labels
Supports the client event team with coordinating JLL onsite vendors to set up events
Coordinates with the relevant client teams to set up co-location spaces
Manages office supplies and reorders stock as required

Finance Management

Assists in financial processes to ensure that all financial management requirements are completed in a timely and accurate manner
Supports tracking of all site-relevant actual spending vs. budget
Ensures prompt and accurate management of purchase orders
Handles raising and receipting of purchase orders in Ariba or other systems as required

Health & Safety Management

Conducts regular audits to ensure safety procedures on site are in place and working
Ensures all records are kept up to date in relevant locations
Ensures H&S Roles and Responsibilities for the account are understood and in place on site
Assists in carrying out safety procedures when needed
Reports on JLL H&S platforms as required

Vendor and Supplier Management

Assists in the management of all contractors on site to ensure they perform to the required standards (including inspection of vendors' work)
Works with suppliers to develop a one-team approach to managing services and reports any issues to JLL management
Assists in the procurement of vendors and services as required

Account Performance

Develops and maintains strong and healthy relationships with the client and key stakeholders
Ensures client satisfaction with delivery of facility management services and provides a lead role in monitoring and increasing customer satisfaction
Completes all reports at their scheduled intervals (monthly, quarterly, annual) and provides analysis that contributes to continuous improvement
Accomplishes Key Performance Indicators (KPIs) as identified by the Account Lead
Ensures compliance with JLL minimum audit standards
Updates facilities-related information as requested
Performs other duties as assigned by the Account Lead / Real Estate
Identifies any innovations and best practices that can support the account
Contributes to the JLL H&S standards and works within the agreed H&S roles and responsibilities

Client Focus & Relationship Management

Demonstrates proactive & professional approach to customer service and stakeholder engagement
Shows ability to interact with a wide range of client staff, including senior levels
Maintains a customer service-oriented attitude

Location
Gallarate
Riassunto del ruolo
Il/La Coordinatore/Coordinatrice Facility assisterà nelle attività operative di contabilità e finanza, manutenzione e operazioni, supervisione fornitori, acquisto di materiali, attrezzature e forniture, servizi per l'occupancy e helpdesk. Il/La Coordinatore/Coordinatrice Facility dovrà inoltre fornire supporto amministrativo quando richiesto.
Gestione degli Spazi di Lavoro

Fornisce ospitalità e supporto per ospiti, visitatori e dipendenti presso la sede del cliente
Risolve problemi associati a tutti i servizi dell'edificio inclusi pulizie, sale conferenze, postazioni di lavoro così come arredi, attrezzature e impianti interni ed esterni, stampanti e servizio pasti/snack
Assiste nel coordinamento e pianificazione delle attività di manutenzione per garantire il completamento entro il Service Level Agreement (SLA) definito
Collabora con tutti i dipartimenti interni come IT, Sicurezza, Cucina, Real Estate per garantire che tutti i lavori negli uffici siano completati secondo elevati standard
Si assume la responsabilità dei sistemi CMMS per gestire i ticket e garantire che tutte le problematiche siano risolte entro i Service Level Agreement (SLA) definiti
Converte le richieste al di fuori dei sistemi CMMS (telefonate, messaggi, email, ecc.) in ticket che possano essere tracciati e risolti
Completa ispezioni dettagliate per individuare tutte le problematiche e assegnare ticket
Garantisce che le strutture siano conformi ai codici e regolamenti locali per edilizia, salute, sicurezza e antincendio, segnalando immediatamente eventuali problemi attraverso i canali appropriati
Crea e implementa regole operative del sito e procedure operative standard
Identifica opportunità per migliorare gli standard operativi
È proattivo/a nel trovare miglioramenti e nel portare a termine un piano per completarli
Completa progetti a breve e lungo termine per il cliente
Garantisce che tutto il lavoro completato rimanga entro il budget del cliente
Identifica idee per il risparmio sui costi su base mensile
Coordina eventi speciali a supporto del cliente o di JLL
Ritiro, consegna, preparazione di spedizioni/etichette
Supporta il team eventi del cliente nel coordinare i fornitori JLL in loco per l'allestimento eventi
Coordina con i team clienti pertinenti per allestire spazi di co-location
Gestisce le forniture per ufficio e riordina le scorte quando necessario

Gestione Finanziaria

Assiste nei processi finanziari per garantire che tutti i requisiti di gestione finanziaria siano completati in modo tempestivo e accurato
Supporta nel tracciamento di tutte le spese effettive rilevanti per il sito vs. budget
Garantisce una gestione tempestiva e accurata degli ordini di acquisto
Emissione e ricezione di ordini di acquisto in Ariba o altri sistemi come richiesto

Gestione Salute e Sicurezza

Conduce audit regolari per garantire che le procedure di sicurezza in loco siano implementate e funzionanti
Garantisce che tutti i registri siano aggiornati nelle posizioni pertinenti
Garantisce che i Ruoli e le Responsabilità H&S per l'account siano compresi e implementati in loco
Assiste nell'esecuzione delle procedure di sicurezza quando necessario
Reportistica sulle piattaforme H&S di JLL come richiesto

Gestione Fornitori e Supplier

Assiste nella gestione di tutti gli appaltatori in loco per garantire che performino secondo gli standard richiesti (inclusa l'ispezione dei lavori dei fornitori)
Lavora con i fornitori per sviluppare un approccio di squadra unica nella gestione dei servizi e segnala eventuali problemi al management JLL
Assiste nell'approvvigionamento di fornitori e servizi come richiesto

Performance dell'Account

Sviluppa e mantiene relazioni solide e sane con il cliente e i key stakeholder
Garantisce la soddisfazione del cliente con la consegna dei servizi di facility management e fornisce un ruolo guida nel monitoraggio e nell'aumento della soddisfazione del cliente
Completa tutti i report nei loro intervalli programmati (mensile, trimestrale, annuale) e fornisce analisi che contribuiscono al miglioramento continuo
Raggiunge i Key Performance Indicator (KPI) identificati dall'Account Lead
Garantisce la conformità agli standard minimi di audit JLL
Aggiorna le informazioni relative alle strutture come richiesto
Altri compiti assegnati dall'Account Lead / Real Estate
Identifica eventuali innovazioni e best practice che possano supportare l'account
Contribuisce agli standard H&S di JLL e lavora entro i ruoli e le responsabilità H&S concordati

Focus Cliente e Gestione delle Relazioni

Dimostra un approccio proattivo e professionale al servizio clienti e al coinvolgimento degli stakeholder
Capacità di interagire con una vasta gamma di personale cliente, inclusi i livelli senior
Ha un atteggiamento orientato al servizio clienti

Sede
Gallarate
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