Role Purpose
To proactively support the Facilities Manager and EMEA Operations Director in the day-to-day delivery of all facilities management related functions and, when needed, also covering the main switchboard activities and the associated services, as well as serving as the first point of contact for suppliers, vendors and office employees.
What This Job Involves

Coordinating responsibility of the local sites within Italy, based on sites in Agrate Brianza & Pavia
Ensuring site specific statutory and PPM schedules are adhered to and reported to the Facilities Manager
Taking initiative in daily tasks, maintaining a proactive attitude and sharing knowledge with peers

Client/Stakeholder Management

Proactively engaging stakeholders to ensure that on-site client expectations are met
On-site key point of contact for Facilities in the client's premises
Responding to requests and emails in a timely manner
First contact for support to staff
Communicating in a professional manner, taking the audience into account
Contributing to event planning with wider community teams
Actively engaging with employees to gather their feedback to enhance the office experience

Vendor Management – Janitorial, Stationery, Engineering, Catering consumables, & Cleaning Services

Office cleanliness: overseeing & reporting cleanliness in office, pantries, etc.
Ensuring stationery stock levels are managed accordingly and within budget
Management of consumables (e.g. stationery, beverages, toilets and kitchen supplies etc. where applicable to workplace)
Ensuring JLL HSSE contractor management process is being followed when vendors attend site
Communication to vendors and suppliers
Event set up coordination for special events

Finance Management / Cost Control / Profitability

Processing invoices without delay and in deadlines, as per instruction from JLL Finance team
Ensuring JLL financial processes are always followed
Raising Purchase Orders (POs), regularly reviewing accruals and open POs

Health & Safety Management

Ensuring the provision of a safe working environment for JLL team and vendors
Ensuring near misses/good catches are logged through HSSE System for all assigned sites
Ensuring a safe and engaging environment for colleagues and clients through identifying risks during regular site inspections which will be recorded and documented (site inspection audit report)
Ensuring site logbooks are being administered and documents uploaded to SharePoint
Supporting audits for JLL and landlord managed services
Attending HSE Audits

Site Operations Management

Implementing building procedures and performance measures and ensuring they are maintained at all times
Coordinating works within the buildings, granting access and authorizations from all involved areas
Office maintenance – Ensuring the office is organized and all equipment in proper conditions (equipment e.g. AC, lights, electrical, cafeteria equipment, desks, chairs, light issues, doors, etc.) for landlord and JLL items
Logging, monitoring and updating all issues, requests, reactive tasks activity and planned tasks office/facilities in our ticketing system Corrigo for all assigned sites
Regularly meeting with Facilities Manager for updates and feedback on ongoing FM issues affecting site and understanding client activities which might influence current and/or regular FM operations on site
Ensuring all chemicals used on site have an up-to-date chemical list available at the place of storing and only trained staff handles them
Identifying and implementing at least 4 innovations which reduce costs or improve customer experience
Managing external space bookings for customer meetings or trainings
Supporting a consistent hospitality experience for employees and guests

Ideal Experience

Experience in facilities management, building, business or other related field
Fluent in Italian and English
Excellent people skills and ability to interact with a wide range of client staff and demands
Knowledge of Occupational Safety requirements
Strong PC literacy and proven ability to manage daily activities using various systems
Demonstrated experience with continuous improvement initiatives (highly desirable)
Knowledge of vendor management for specialized services
Proven capacity to understand and interpret commercial contracts
Budget management and financial analysis skills
IOSH Managing Safely or Country Equivalent

Other Personal Characteristics

Strong communicator – Good presentation skills and possesses strong verbal & written communication skills and is an active listener
Passion for quality – has an eye for detail to ensure the best delivery of services
Self‑motivated; confident & energetic
Ability to effectively deal with stressful situations
Flexible – able to adapt to rapidly changing situations
Strongly goal‑oriented – able to focus on meeting all performance targets
Is a team player – able to cooperate and work well with others to meet targets
Proven ability to initiate and follow through with improvement initiatives
Exhibits honesty & trustworthiness
Open to new ideas & willing to challenge status quo
Able to work under own initiative
Willing to travel with personal car

Location
Agrate Brianza & Pavia
Scopo del Ruolo
Supportare proattivamente la figura del Facilities Manager e del/della Operations Director EMEA nella gestione quotidiana di tutte le funzioni relative al facilities management e, quando necessario, coprire anche le attività del centralino principale e i servizi associati, oltre a fungere da primo punto di contatto per fornitori, vendor e dipendenti dell'ufficio.
Cosa comporta questo lavoro

Responsabilità di coordinamento dei siti locali in Italia, basati sui siti di Agrate Brianza e Pavia
Garantire che i programmi statutari e PPM specifici del sito vengano rispettati e segnalati al Facilities Manager
Prendere iniziativa nelle attività quotidiane, mantenere un atteggiamento proattivo e condividere le conoscenze con i colleghi

Gestione Cliente/Stakeholder

Coinvolgere proattivamente le parti interessate per garantire che le aspettative del cliente in loco vengano soddisfatte
Punto di contatto chiave in loco per i Facilities nei locali del cliente
Rispondere a richieste ed email in modo tempestivo
Primo contatto per il supporto al personale
Comunicare in modo professionale, tenendo conto del pubblico
Contribuire alla pianificazione di eventi con i team della comunità più ampia
Coinvolgere attivamente i dipendenti per raccogliere feedback e migliorare l'esperienza d'ufficio

Gestione Fornitori – Servizi di pulizia, Cancelleria, Ingegneria, Materiali di consumo per la ristorazione e Servizi di pulizia

Pulizia uffici: supervisionare e segnalare la pulizia in ufficio, dispense, ecc.
Garantire che i livelli di stock di cancelleria siano gestiti di conseguenza e nel rispetto del budget
Gestione dei materiali di consumo (ad es. cancelleria, bevande, servizi igienici e forniture per la cucina ecc. dove applicabile al workplace)
Garantire che il processo di gestione degli appaltatori JLL HSSE venga seguito quando i fornitori visitano il sito
Comunicazione con fornitori e vendor
Coordinamento dell'allestimento di eventi per eventi speciali

Gestione Finanziaria / Controllo Costi / Redditività

Elaborare le fatture senza ritardi e nei tempi previsti, secondo le istruzioni del team JLL Finance
Garantire che i processi finanziari JLL siano sempre seguiti
Emettere Ordini di Acquisto (PO), rivedere regolarmente gli accantonamenti e i PO aperti

Gestione Salute e Sicurezza

Garantire la fornitura di un ambiente di lavoro sicuro per il team JLL e i fornitori
Garantire che i quasi‑incidenti/buone pratiche siano registrati attraverso il Sistema HSSE per tutti i siti assegnati
Garantire un ambiente sicuro e coinvolgente per colleghi e clientela attraverso l'identificazione dei rischi durante le ispezioni regolari del sito che saranno registrate e documentate (rapporto di audit di ispezione del sito)
Garantire che i registri del sito vengano amministrati e i documenti caricati su SharePoint
Supportare gli audit per i servizi gestiti da JLL e proprietario
Partecipare agli Audit HSE

Gestione Operazioni del Sito

Implementare le procedure dell'edificio e le misure di prestazione e garantire che vengano mantenute in ogni momento
Coordinare i lavori all'interno degli edifici, concedendo accesso e autorizzazioni da tutte le aree coinvolte
Manutenzione uffici – Garantire che l'ufficio sia organizzato e tutte le attrezzature in condizioni adeguate (attrezzature es. AC, luci, elettriche, attrezzature caffetteria, scrivanie, sedie, problemi di illuminazione, porte, ecc.) per articoli del proprietario e JLL
Registrare, monitorare e aggiornare tutti i problemi, richieste, attività di compiti reattivi e compiti pianificati ufficio/facilities nel nostro sistema di ticketing Corrigo per tutti i siti assegnati
Incontrare regolarmente il Facilities Manager per aggiornamenti e feedback sui problemi FM in corso che interessano il sito e comprendere le attività del cliente che potrebbero influenzare le operazioni FM attuali e/o regolari sul sito
Garantire che tutte le sostanze chimiche utilizzate sul sito abbiano un elenco chimico aggiornato disponibile nel luogo di stoccaggio e che solo il personale formato le maneggi
Identificare e implementare almeno 4 innovazioni che riducano i costi o migliorino l'esperienza del cliente
Gestire le prenotazioni di spazi esterni per riunioni o formazioni dei clienti
Supportare un'esperienza di ospitalità coerente per dipendenti e ospiti

Esperienza Ideale

Esperienza in facilities management, edilizia, business o altri campi correlati
Fluente in italiano e inglese
Eccellenti competenze interpersonali e capacità di interagire con un'ampia gamma di personale clienti e richieste
Conoscenza dei requisiti di Sicurezza Occupazionale
Forte alfabetizzazione informatica e comprovata capacità di gestire le attività quotidiane utilizzando vari sistemi
Esperienza dimostrata con iniziative di miglioramento continuo (altamente desiderabile)
Conoscenza della gestione dei fornitori per servizi specializzati
Comprovata capacità di comprendere e interpretare contratti commerciali
Competenze di gestione del budget e analisi finanziaria
IOSH Managing Safely o Equivalente del Paese

Altre Caratteristiche Personali

Forte comunicatore/comunicatrice – Buone competenze di presentazione e possiede forti competenze di comunicazione verbale e scritta ed è un/una ascoltatore/ascoltatrice attivo/a
Passione per la qualità – ha occhio per i dettagli per garantire la migliore erogazione dei servizi
Auto‑motivato/a; sicuro/a di sé ed energico/a
Capacità di gestire efficacemente situazioni stressanti
Flessibile – in grado di adattarsi a situazioni in rapido cambiamento
Fortemente orientato/a agli obiettivi – in grado di concentrarsi sul raggiungimento di tutti gli obiettivi di prestazione
È un/una team player – in grado di cooperare e lavorare bene con altri per raggiungere gli obiettivi
Comprovata capacità di avviare e portare a termine iniziative di miglioramento
Dimostra onestà e affidabilità
Aperto/a a nuove idee e disposto/a a sfidare lo status quo
In grado di lavorare di propria iniziativa
Disposto/a a viaggiare con auto personale

Sedi
Agrate Brianza e Pavia
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