La figura di Back Office Tecnico Junior supporta l’organizzazione delle attività di assistenza tecnica, la gestione delle richieste clienti e la preparazione della documentazione tecnica e amministrativa collegata agli impianti (principalmente termici e a pompe di calore). Lavora a stretto contatto con i tecnici sul campo, il back office tecnico senior e l’ufficio commerciale, con l’obiettivo di garantire un servizio efficiente e puntuale.Mansioni principaliGestione richieste e comunicazioni:Ricezione delle richieste di intervento da parte dei clienti (telefono, e-mail, portali).Prima analisi della richiesta (tipologia guasto, urgenza, impianto interessato) e corretta registrazione sul gestionale.Smistamento delle chiamate verso colleghi tecnici e/o back office senior quando necessario.Pianificazione interventi tecnici:Supporto alla pianificazione delle attività giornaliere dei tecnici in base alle priorità e alle disponibilità.Contatto con il cliente per proporre, concordare o modificare date e fasce orarie degli appuntamenti.Inserimento e aggiornamento delle agende tecniche sul gestionale aziendale.Verifica esito interventi (raccolta informazioni dai tecnici, controllo rapportini, eventuale feedback al cliente).Gestione documentale di base:Preparazione e archiviazione di rapporti di intervento, avviamenti e documentazione standard post-intervento.Inserimento e aggiornamento anagrafiche impianti e clienti nel gestionale.Supporto a preventivazione e ricambi:Prima raccolta informazioni su ricambi e materiali necessari agli interventi, interfacciandosi con magazzino e/o fornitori.Stesura bozza di preventivi di spesa (ricambi/interventi) sulla base di listini e indicazioni dei colleghi più esperti.Invio preventivi approvati dal responsabile back office tecnico o responsabile di funzione.Mansioni secondarieSupporto alla gestione delle pratiche relative ai catasti termici regionali e al registro F-Gas, in collaborazione con le figure senior.Collaborazione alla gestione documentale delle centrali termiche (accatastamenti, libretti, schede impianto) per gli impianti installati dall’azienda.Attività di back office generale: archiviazione digitale dei documenti, aggiornamento database, predisposizione di report semplici sugli interventi eseguiti.Supporto al rapporto con amministratori condominiali, studi tecnici esterni e centri assistenza collegati.Requisiti e competenze tecnicheFormazione:Diploma tecnico (preferibilmente ambito termoidraulico, elettrotecnico, energia o meccanica).Competenze di base richieste:Buone capacità di utilizzo del pacchetto Microsoft Office (Word, Excel, Outlook) e familiarità con l’utilizzo di gestionali o CRM.Attitudine a lavorare per agenda e priorità, con un minimo di pianificazione giornaliera delle attività.Preferibile una breve esperienza (anche stage o tirocinio) in ruoli di front/back office tecnico, assistenza clienti o uffici di settore impiantistico/edile.Competenze trasversali / AttitudiniOrganizzazione e metodo: capacità di gestire più richieste contemporaneamente mantenendo ordine in agenda e documentazione.Comunicazione chiara e cortese con clienti, colleghi tecnici e commerciali, sia per telefono che via e-mail.Team working: predisposizione alla collaborazione con tecnici sul campo e altre funzioni aziendali.Gestione dello stress: mantenere lucidità e cortesia anche in situazioni di urgenza o con clienti sollecitanti.Flessibilità: disponibilità ad adattarsi a cambi di programma, urgenze tecniche e nuove procedure operative.Voglia di imparare: forte motivazione a crescere verso un ruolo di back office tecnico completo.
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