Assistente Esecutivo - Categorie Protette ai sensi della Legge 68/99, RomeRome, ItalyL’Assistente Esecutivo è la mano destra del nostro Direttore Generale, fornendo supporto amministrativo, organizzativo e strategico di alto livello. Questo ruolo garantisce il regolare svolgimento delle operazioni quotidiane, anticipa le necessità e funge da collegamento critico tra l’Ufficio Esecutivo e gli stakeholder interni ed esterni, mantenendo i più alti standard di riservatezza e professionalità.Gestione Calendario e PostaPianificare e controllare l’agenda e la casella di posta del Direttore, coordinando riunioni, appuntamenti, viaggi, presentazioni e tutta la logistica correlata.Filtrare, dare priorità e smistare la corrispondenza per ottimizzare il tempo del Direttore Generale.Interfaccia e ComunicazioneEssere il principale punto di contatto tra l’Ufficio Esecutivo e tutti i dipartimenti, la segreteria e gli altri responsabili di divisione.Facilitare il flusso fluido di informazioni e i follow-up all’interno dell’organizzazione.Risoluzione ProblemiGestire richieste e risolvere problemi entro l’ambito di autorità delegata, alleggerendo il carico routinario del Direttore.Anticipazione e SupervisioneMonitorare proattivamente le esigenze organizzative (incidenti, domande, carenze di risorse) e intervenire prima che i problemi si aggravino.Documentazione e Archiviazione RiservataRedigere, modificare e formattare presentazioni, verbali di riunioni e altri documenti; gestire archiviazione e archiviazione sicura.Accoglienza e Gestione VisitatoriRicevere e assistere chiamate e visitatori, garantendo un’esperienza professionale e ospitale.Organizzazione EventiPianificare ed eseguire eventi interni/esterni, dal concept al follow-up (location, fornitori, budget, logistica).Coordinamento ViaggiPrenotare viaggi nazionali e internazionali per dirigenti e dipendenti tramite l’agenzia aziendale, bilanciando qualità del servizio, conformità alle policy e controllo dei costi.Gestione Spese e ContrattiMonitorare budget, riconciliare spese, seguire fatture, gestire contratti fornitori e circolare documenti per la firma.Compilare aggiornamenti regolari e report ad hoc su KPI dipartimentali, milestone di progetto e performance di budget.Gestione EmergenzeAgire con decisione nelle emergenze, rispettando i protocolli aziendali di prevenzione e risposta.FormazioneLaurea in Economia Aziendale, Comunicazione o in un campo correlato (o esperienza lavorativa equivalente).EsperienzaOltre 5 anni di esperienza nel supporto a dirigenti C-suite o senior, preferibilmente in un ambiente multinazionale.Successo comprovato nella gestione di calendari complessi, viaggi e informazioni riservate.Competenza avanzata in Microsoft PowerPoint (storyboarding, formattazione, rifinitura visiva) ed Excel (tabelle pivot, funzioni di ricerca, analisi dati di base).Padronanza completa della suite Microsoft 365; familiarità con piattaforme di meeting virtuali (Teams, Zoom, ecc.).Italiano a livello madrelingua e inglese fluente richiesti; altre lingue come lo spagnolo sono altamente valutate.Competenze ChiaveOrganizzazione e capacità di prioritizzazione eccezionaliDiscrezione e affidabilitàEccellenti capacità comunicative scritte e oraliProblem-solving proattivo e ingegnositàConsapevolezza del budget e controllo dei costiCapacità di lavorare in squadra e ottime doti interpersonaliCondizioni di Lavoro e Altri DettagliOrario: Full-time, con disponibilità a gestire richieste fuori orario o nei weekend in caso di urgenze.In Grupo Planeta offriamo pari opportunità. Ci impegniamo a trattare tutte le candidature in modo equo, basandoci sulle capacità, i risultati e l’esperienza, indipendentemente da razza, nazionalità, sesso, età, disabilità, orientamento sessuale, identità di genere o qualsiasi altra categoria protetta dalla legge.
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